Financiamiento federal para transporte: Lista de cotejo de preparación de subvenciones “grants” discrecionales para posibles solicitantes durante el año fiscal 2023

El Departamento de Transporte de los Estados Unidos (DOT) tiene más de $32 mil millones disponibles en el nuevo año fiscal 2023 para proporcionar fondos de subvenciones “grants” competitivas a gobiernos locales, organizaciones de planificación metropolitana, agencias de tránsito, gobiernos tribales, territorios de los Estados Unidos y departamentos estatales de transporte.

Algunos programas de subvenciones creados bajo la Ley de Infraestructura Bipartidista (BIL) (en inglés) también están disponibles  para organizaciones sin fines de lucro, instituciones académicas  y empresas privadas que están trabajando para avanzar proyectos de infraestructura comunitaria, mejorar la seguridad y el desarrollo económico, o ayudar en la transición a una energía limpia y un futuro más resiliente al clima.  

Esta lista de cotejo fue creada por el DOT con el propósito de ayudar a los gobiernos locales a prepararse para este año y trazar un camino estratégico que aproveche estas inversiones históricas en infraestructura y así construir buenos proyectos.

A excepción de los estatutos y reglamentos citados, el contenido de este documento no tiene la fuerza y el efecto de la ley y no está destinado a vincular a los posibles solicitantes o al público de ninguna manera. Este documento está destinado únicamente a proporcionar claridad con respecto a los requisitos existentes bajo la ley o las políticas de la agencia.

Este documento se tradujo del inglés al español. En caso de existir alguna discrepancia entre los textos, prevalecerá la versión en inglés.

Consejos para preparar una solicitud exitosa para subvenciones del DOT en el año fiscal 2023

Coordine entre las agencies y las partes interesadas

Dentro de su gobierno local, asegúrese de que los departamentos de finanzas, adquisiciones, planificación y obras públicas estén trabajando en conjunto para presentar solicitudes de subvención, ejecutar con éxito acuerdos de subvención y completar proyectos. Esto requiere una coordinación temprana y continua entre el gobierno local y las partes interesadas de la comunidad así como con socios de implementación regionales, estatales u otros terceros para garantizar que los proyectos se configuren exitosamente.

Familiarícese con el calendario de oportunidades de financiamiento del DOT

Familiarícese con el calendario de oportunidades de financiamiento del DOT (en inglés) para ver cuándo se abrirán y cerrarán las solicitudes de los diferentes programas.

Revise los NOFOs cuidadosamente.  El Aviso de Oportunidad de Financiamiento (NOFO, en inglés) de cada programa generalmente proporciona recursos adicionales, seminarios web y preguntas frecuentes específicas de ese programa para proveer información sobre la elegibilidad del programa, los requisitos de solicitud de subvención y otra información útil. La página web del programa también puede contener información sobre receptores de subvenciones anteriores para ayudar a comprender mejor los tipos de proyectos y solicitudes seleccionadas y financiadas en años anteriores.

Priorice y alinee proyectos y aplicaciones. Es posible que no le sirva bien a su comunidad presentar múltiples solicitudes para un solo Aviso de Oportunidad de Financiamiento de tal manera que sus múltiples solicitudes terminen compitiendo entre sí. Discuta qué proyectos pueden ser los más preparados para el financiamiento, cuáles pueden ser las mayores prioridades en función de las necesidades definidas localmente, o cuáles proyectos pueden ser los más adecuados para el financiamiento federal en lugar de otros tipos de financiamiento local o estatal. 

Consulte el Kit de herramientas de solicitantes ROUTES para programas de financiamiento competitivo en el DOT (en inglés). Este kit de herramientas creado para solicitantes rurales, es útil para cualquier organización que no esté familiarizada con el proceso de subvención del DOT.

Presupuéstese para y asegure su pareo monetario no federal

Presupuéstese para y asegure su pareo monetario no federal. Al preparar y finalizar los presupuestos de la ciudad o de la agencia, piense en las necesidades que pueden surgir durante el próximo año. Los patrocinadores deben desarrollar un presupuesto que demuestre cómo se financiará el presupuesto en su totalidad.

Como condición para recibir fondos, la mayoría de los programas del DOT requieren un pareo monetario no federal del 10 por ciento o 20 por ciento.  ¿De dónde puede provenir este pareo? ¿Qué procesos y plazos son necesarios para confirmar los compromisos financieros como parte de las solicitudes de subvención o en caso de ser seleccionado para una subvención?  ¿Qué pasos se pueden tomar de antemano para garantizar que este proceso se desarrolle sin problemas y que su comunidad no pierda la oportunidad de presentar una solicitud o no pueda completar una subvención otorgada?  Estas son preguntas que las ciudades o agencias deben considerar al tratar de asegurar el pareo monetario no federal.

El DOT Navigator proporciona información adicional para ayudar a comprender los requisitos no federales de pareo y aquellos programas que brindan flexibilidad de pareo:

• Flexibilidad de igualación no federal (en ingle) de Justicia40
• Flexibilidad de costos compartidos por parte del gobierno tribal
• Análisis de la participación en los costos rurales (en inglés)

Examine los NOFOs específicos del programa. El NOFO de cada programa describe sus requisitos de pareo monetario, incluyendo el porcentaje requerido, lo que se puede considerar como pareo no federal y si hay exenciones. Si el NOFO del año fiscal 2023 aún no está disponible para el programa al que puede estar interesado en solicitar, verifique el NOFO del año anterior, ya que es probable que sea similar debido a que existen requisitos establecidos a través de un estatuto.

Considere estrategias que puedan hacer que las comunidades de su región sean más competitivas para obtener fondos. Algunas áreas metropolitanas, por ejemplo, han comenzado a crear fuentes de financiamiento mancomunadas que una ciudad puede aprovechar cuando solicita un proyecto que apoya objetivos regionales más amplios.

Asegúrese de su proyecto esté en el TIP/STIP

Asegúrese de su proyecto esté en el TIP/STIP. Los proyectos de transporte financiados con fondos federales generalmente se incluyen en los programas de mejora metropolitanos (Transportation Improvement Program (TIP)) y estatales (Statewide Transportation Improvement Program (STIP)). Los TIP / STIP generalmente cubren proyectos futuros en un período 4 años y son desarrollados por el MPO y el DOT estatal, respectivamente. Esto también puede incluir estudios de planificación o ingeniería u otro análisis técnico previo a la aplicación, como  un análisis de costo-beneficio (en inglés) que puede ser necesario para preparar un proyecto para su etapa de construcción.  Si estos estudios no están incluidos en el TIP / STIP, identifique cómo pueden financiarse localmente de manera que dichos proyectos cuenten con los documentos requeridos y así ser competitivos para subvenciones federales.

Póngase en contacto con su organización de planificación metropolitana y el departamento de transporte del estado para explorar cómo y cuándo se puede incluir su proyecto en el TIP / STIP.  Esto a menudo implicará una enmienda al TIP / STIP. Si el ser incluido en el TIP / STIP no es un requisito del programa del DOT al que se quiere solicitar, la inclusión de su proyecto en el TIP / STIP rendirá mejores resultados para su comunidad.

Prepárese para solicitar y administrar los fondos federales

Prepárese para solicitar y administrar los fondos federales.

Asegúrese de que su organización esté registrada en Grants.gov  (en inglés), el System for Award Management (SAM, en inglés) y tenga un número Unique Entity Identifier (UEI) activo. ¿Acaso la información proporcionada a SAM.gov esta actualizada?  Si ha habido cambios de personal en su agencia u organización, asegúrese de que el contacto del personal, el número de teléfono y el correo electrónico estén actualizados. Comience el proceso de registro temprano, ya que el proceso SAM.gov puede tomar múltiples semanas.

Si recibe fondos, familiarícese con los Requisitos administrativos uniformes, los principios de costos y los requisitos de auditoría federal 2 CFR 200 (en inglés) que rigen todas las adjudicaciones del DOT. Esto incluye detalles específicos para informar, rastrear y monitorear los sistemas financieros y las actividades de subvenciones que difieren de los requisitos estatales o locales.

Esté preparado para requisitos adicionales. Las subvenciones del DOT son generalmente fondos reembolsables, así que planifique y presupueste para ello. Cada programa puede tener restricciones adicionales sobre los costos y actividades elegibles y permitidos. El cabildeo no es un costo permitido. Los fondos del DOT generalmente no se pueden usar como pareo monetario no federal para otros programas.

Involucre a las empresas pequeñas y desfavorecidas (en inglés) en proyectos y aplicaciones. ¿Hay oportunidades para fortalecer la participación de este tipo de empresas en su solicitud para ayudar a construir riqueza comunitaria? ¿Está familiarizado con los recursos DBE de su estado (en inglés)? ¿Acaso estas empresas necesitan apoyo adicional dentro de su comunidad para generar la capacidad necesaria de administrar o recibir fondos federales (ejemplo, también están sujetas a 2 CFR 200)?

Conozca sus secciones censales designadas por Justicia40

Conozca sus secciones censales designadas por Justicia40 (en inglés), ya que muchos programas de subvenciones discrecionales brindan consideración adicional a los proyectos que benefician a las secciones censales J40.

Averigüe qué áreas de su comunidad califican como secciones censales J40 (en inglés) de acuerdo con  las herramientas federales para comunidades desfavorecidas, y cuáles de los 39 programas del DOT cubiertos por J40 (en inglés) pueden ser especialmente beneficiosos para su comunidad.

Prepare un Análisis de Costo-Beneficio

Prepare un Análisis de Costo-Beneficio (BCA, en inglés) de su proyecto de capital. El DOT Navigator proporciona orientación sobre cómo preparar un BCA y una lista de los programas de subvenciones de capital del DOT que requieren dicho análisis. El BCA es un proceso sistemático para identificar, cuantificar y comparar los beneficios y costos esperados de una inversión de capital. ¿Acaso hay algún BCA que debería financiar y ejecutar en el 2023 para preparar una solicitud de proyecto de construcción para el 2024?

Presupuéstese para una participación pública significativa

Presupuéstese para una participación pública significativa. DOT está buscando propuestas de subvenciones informadas por una participación pública significativa, y que, además contengan un compromiso con la participación pública significativa en la fase de entrega del proyecto. Los fondos de la subvención del DOT se pueden utilizar para apoyar una variedad de actividades de participación pública y así garantizar que la comunidad esté plenamente representada en el proceso de planificación y entrega del proyecto.  

DOT creó estas preguntas frecuentes para proporcionar más información sobre las actividades elegibles y permitidas que se pueden incluir en las solicitudes de subvención.

Construya un plan sólido de desarrollo de la fuerza laboral y plan laboral

Construya un plan sólido de desarrollo de la fuerza laboral y plan laboral. Establezca un plan sólido de desarrollo de la fuerza laboral y plan laboral. Resalte estos esfuerzos en sus solicitudes de subvención. La mayoría de las subvenciones discrecionales del DOT incluyen criterios de selección asociados con la creación de buenos empleos y la expansión de las oportunidades de la fuerza laboral. 

El DOT creó una lista de cotejo del plan laboral y de fuerza laboral que proporciona una serie de sugerencias sobre cómo fortalecer estas disposiciones.

Comprenda NEPA y otros requisitos federales

Los receptores de subvenciones del DOT deben cumplir con una serie de requisitos laborales y de derechos civiles importantes, como el Título VI (en inglés), la ley Americans with Disabilities Act (en inglés). Para proyectos de capital, la Ley Davis Bacon (en inglés) y Buy America (en inglés) son estatutos especialmente importantes ya que pueden tener estándares de salarios o adquisiciones diferentes a los requisitos estatales o locales.

Cualquier proyecto de transporte que reciba fondos federales debe cumplir con la ley National Environmental Protection Act of 1969 (NEPA) (en inglés). Este proceso implica varias políticas y regulaciones de planificación ambiental que deben seguirse antes de la compra de cualquier servidumbre de paso u otros derechos reales.

Para proyectos de carreteras, comuníquese con el departamento de transporte de su estado. Para proyectos de tránsito, comuníquese con su Oficina Regional de la Administración Federal de Tránsito (en inglés). Estos son socios importantes en la implementación de NEPA y pueden indicar si su proyecto debe ser patrocinado por el estado.

De ser necesario, comuníquese con el personal del DOT a sus oficinas regionales o de división, o visite el DOT Navigator para obtener recursos técnicos de NEPA, tales como:

• NEPA | Kit de herramientas para la revisión ambiental (en inglés)
• Guía de adquisición de bienes raíces para agencias públicas locales (en inglés)
• Elementos esenciales para agencias públicas locales: servidumbre de paso (en inglés)