Uso de Fondos del DOT para la Participación Pública
¿Puedo incluir actividades de participación pública en el presupuesto de mi solicitud de subvención o “grant”?
Una participación pública significativa es un conjunto esencial de actividades requeridas a los receptores de fondos del DOT para cumplir con los requisitos del Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964, la Ley de Política Ambiental Nacional de 1969 (NEPA, por sus siglas en inglés) y las regulaciones federales de planificación.
Al crear solicitudes de programas de subvención o “grants”, considere los tipos de actividades que puede emprender para garantizar que lleve a cabo una participación pública significativa (ya sea en las fases de planificación, desarrollo de proyectos o entrega de proyectos). Ello con el propósito de informar e involucrar a las partes interesadas de la comunidad y, así, ayudar a las personas y comunidades a tener una mayor voz en las decisiones de transporte que les afectan.
Estos costos deben reflejarse en el presupuesto del proyecto, la descripción y el conjunto de actividades propuestas o productos a entregarse proporcionados en su solicitud de subvención.
Para apoyar a los receptores que emprenden actividades significativas de participación pública en la planificación del transporte, el DOT publicó un conjunto de prácticas prometedoras (en inglés) para ayudar a los líderes en diversos rolos de todos los modos de transporte (incluyendo políticas, planificación, ingeniería, operaciones, derechos civiles, subvenciones y gestión de programas, justicia ambiental y participación pública) comprender la participación pública significativa, por qué es importante y cómo desarrollar la capacidad organizacional para ello.
Los costos de participación pública deben incluirse en los presupuestos del proyecto o también pueden financiarse a través de otros fondos de Fórmula federal que los departamentos estatales de transporte, las organizaciones de planificación metropolitana o las agencias de tránsito reciban.
Las siguientes preguntas frecuentes se proporcionan para ayudar a entender qué tipos de costos pueden ser elegibles. Además, asegúrese de revisar cuidadosamente la oportunidad de financiamiento a la que está solicitando, ya que puede incluir detalles adicionales sobre los requisitos de participación pública, costos o actividades elegibles específicos e información sobre cómo se puede considerar la participación de la comunidad dentro del proceso de evaluación y calificación de la solicitud.
Preguntas frecuentes sobre los costos de participación pública
P1. ¿Cuáles son algunas maneras de financiar actividades de participación pública con fondos federales de transporte?
La fuente de financiamiento más utilizada para las actividades de participación pública en la planificación son los fondos de planificación estatal y metropolitana proporcionados a través de la Formula de fondos federales para la planificación del transporte. Estos fondos son autorizados cada año para actividades de planificación y administración por organizaciones de planificación metropolitana (MPO, por sus siglas en inglés) y departamentos estatales de transporte (DOT estatales). A cada MPO se le asignan fondos federales de planificación basados en una fórmula desarrollada localmente y acordada por el DOT estatal y la MPO. También se pueden usar otros fondos de fórmulas y programas de subvenciones discrecionales si los costos satisfacen los requisitos y regulaciones federales de costos permitidos.
La Administración Federal de Tránsito (en inglés) (FTA, por sus siglas en inglés) y la Administración Federal de Carreteras (en inglés) (FHWA, por sus siglas en inglés) administran conjuntamente los procesos de planificación de transporte requeridos por el gobierno federal en áreas metropolitanas, según se establece en 49 U.S.C. 5303 y 23 U.S.C. 134. En las zonas rurales y en todo el estado, las disposiciones legales para la planificación del transporte se encuentran en 49 U.S.C. 5304 y 23 U.S.C. 135.
Los fondos de subvención de la Administración Nacional de Seguridad del Tráfico en las Carreteras (NHTSA, por sus siglas en inglés) proporcionados a cada oficina estatal de seguridad vial designada por el gobernador (en inglés) (SHSO, por sus siglas en inglés) también se pueden utilizar para actividades de participación pública, particularmente dentro de las subvenciones del State Highway Safety Program (Sección 402) (en inglés). La voz y la representación local son fundamentales para la efectividad de los programas comunitarios de seguridad vial, por lo que los proyectos comunitarios administrados por los SHSO deben incorporar actividades como asambleas comunitarias, data walks (en inglés), evaluaciones observacionales o talleres locales.
P2. ¿Se pueden usar los fondos del programa para pagar actividades de participación pública, como incentivos y estipendios, así como traducción, interpretación, documentos en Braille y otros acomodos razonables que hacen que la participación sea accesible para los miembros de la comunidad que a menudo están subrepresentados?
En general, sí. Los fondos del programa (ya sean fondos de subvenciones de fórmula o discrecionales) pueden usarse para actividades de participación pública, siempre y cuando los costos satisfagan los requisitos de costos permitidos bajo 2 CFR Parte 200, Subparte E (en inglés). Específicamente, las actividades de participación pública deben ser "necesarias y razonables" (ver Q3 a continuación) para el desempeño de la subvención federal otorgada y asignables a ese premio federal (2 CFR §§ 200.403 y 200.405). Nótese que, los programas específicos pueden tener requisitos adicionales particulares.
2 CFR Parte 200, Subparte E, también se aplica a las actividades de participación pública que se requieren como parte de los procesos de la Ley Nacional de Política Ambiental (NEPA, por sus siglas en inglés) (en inglés) que se aplican a la mayoría de los proyectos de transporte federales. El nivel de participación pública requerido por NEPA varía según el tipo de revisión de dicha ley requerida según el proyecto.
Por ejemplo, las declaraciones de impacto ambiental (EIS, por sus siglas en inglés) requieren oportunidades robustas de participación pública, especialmente durante la fase de alcance de la EIS. Esta fase generalmente incluye actividades tales como reuniones públicas, conferencias telefónicas, vistas formales, talleres informales y/o oportunidades para enviar comentarios por escrito. El propósito del alcance de EIS es solicitar insumo del público para determinar el alcance y los problemas ambientales significativos que se analizarán en la EIS a profundidad, y así, eliminar del estudio los problemas que no son significativos o relevantes para ese proyecto de transporte.
P3. ¿Cuándo son necesarios, razonables y asignables los costos de las actividades de participación pública?
Los costos de las actividades de participación pública son necesarios si, sin el gasto, la subvención federal otorgada no podría completarse. Un costo es "razonable" si, en el momento en que se toma la decisión, una persona prudente gastaría dinero en el artículo (2 CFR§ 200.404).
Un costo es asignable al premio o “award” federal bajo la subvención si los costos involucrados son imputables o asignables a ese premio federal de acuerdo con los beneficios relativos recibidos. Si un costo beneficia a dos o más premios federales en proporciones que pueden determinarse sin esfuerzo o costo excesivo, el costo debe asignarse a los proyectos basados en el beneficio proporcional (2 CFR § 200.405).
Por ejemplo, si un receptor propuso utilizar los fondos del programa para comprar tarjetas de regalo de valor nominal como incentivo para que una gama representativa de individuos de la comunidad participe en reuniones públicas u otros compromisos oficiales de participación pública, el gasto sería necesario y razonable solo si un observador objetivo de la decisión determinara que (1) la participación sería inadecuada y/o no representativa sin el incentivo de la tarjeta de regalo; y (2) el incentivo aseguraría una participación pública adecuada y/o representativa. Los receptores de la subvención federal deben documentar su razonamiento para concluir que las tarjetas de regalo son necesarias para la participación pública (2 CFR § 200.403[g]). El proceso de participación pública debe buscar proactivamente la plena representación de la comunidad. Además, los receptores deben obtener la aprobación por escrito de la entidad federal antes de la compra de tarjetas de regalo.
P4. ¿Existen restricciones en el uso de los fondos del programa para actividades de participación pública?
Aunque los fondos del programa pueden usarse para actividades de participación pública, hay situaciones específicas en las que los fondos no se pueden utilizar. Si los fondos del programa se utilizan para "actividades de relaciones públicas" (consulte la definición a continuación), los receptores no deben usar los fondos del programa para costos de reuniones, convocatorias u otras actividades del receptor, como costos de exhibiciones, demostraciones, salas de reuniones, sueldos y salarios de los empleados que participan en la instalación de exhibiciones, costos de artículos promocionales y costos de relaciones públicas diseñadas únicamente para promover al receptor o beneficiario de un subpremio (2 CFR § 200.421).
Las "actividades de relaciones públicas" son actividades dirigidas a mantener o promover la comprensión y la relación favorable con la comunidad o el público (2 CFR § 200.421 [c]). Las “actividades de relaciones públicas" no son lo mismo que las "actividades de participación pública", que incluyen actividades que solicitan y consideran insumo o comentarios de miembros de la comunidad o del público y/o ayudan a construir relaciones comunitarias duraderas, así como la comprensión de los deseos y necesidades de la comunidad fuera de un proyecto específico.
Los receptores de subvenciones federal deben garantizar un monitoreo y supervisión adecuados para evitar el desperdicio o abuso en el manejo de los fondos del proyecto. Los controles internos y los sistemas de gestión financiera de los receptores deben ser adecuados para garantizar que los fondos del proyecto se utilicen únicamente para los fines del proyecto (2 CFR §§ 200.302–200.303). En particular, los receptores que consideren el uso de efectivo o pagos de incentivos equivalentes a efectivo deben adoptar controles adecuados para abordar los riesgos del uso indebido.
P5. ¿Se pueden usar los fondos federales de transporte para actividades virtuales de participación pública?
En 2021, el DOT aclaró y alentó (en inglés) a las MPO, los DOT estatales, las SHSO y los proveedores de transporte público a aumentar la participación pública significativa en la planificación del transporte mediante la integración de herramientas de participación pública virtual (VPI, por sus siglas en inglés) en el enfoque general de participación pública, mientras que garantiza la participación pública continua de las personas sin acceso a computadoras o dispositivos móviles.
Acceda a más información sobre la participación pública virtual (en inglés).
Las herramientas de las VPI son un costo de actividad de participación pública elegible. Estas, pueden ayudar a involucrar a un público diverso y proporcionar un medio eficaz para comunicar información compleja y facilitar la recopilación de datos.
Recursos adicionales
- Prácticas prometedoras para una participación pública significativa en la toma de decisiones de transporte (en inglés)
- Recursos virtuales de participación pública de FHWA (en inglés)
- Recursos de planificación de FHWA (en inglés)
- Recursos de planificación de FTA (en inglés)
- Desarrollo de capacidades de planificación de transporte FHWA / FTA (en inglés)
- 2 CFR 200, Regulación sobre Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards (en inglés).
Este documento se tradujo del inglés al español. En caso de existir discrepancia entre los textos, prevalecerá la versión en inglés. Véase Use of DOT Funds for Public Involvement.