Queja Formal

Formato de las quejas

Una queja de EEO entra en la fase formal cuando se presenta ante el DOCR después de la finalización de la fase informal y la recepción del "Aviso de la entrevista final". El quejoso tiene 15 días a partir de la recepción de este aviso para presentar una queja formal. La queja debe ser una declaración firmada por la parte agraviada o su abogado. La queja debe incluir el número de teléfono y la dirección del quejoso y del representante elegido. La queja misma debe identificar con precisión al quejoso y la agencia. También debe incluir una descripción general de la supuesta acción o práctica discriminatoria (29 CFR 1614.106). En este punto, se tomará la decisión de desestimar o investigar la reclamación. La queja puede ser modificado en cualquier momento antes de la conclusión de la investigación.

Obligaciones de la agencia hacia el quejoso

• La agencia debe acusar recibo de la queja por escrito e informar al quejoso de:
• La fecha de presentación de la queja
• La dirección de la oficina de EEOC a dónde tiene que enviar la solicitud de audiencia
• El derecho del quejoso de apelar la acción final de la agencia
• El derecho del quejoso para desestimar la queja
• La agencia debe investigar la queja durante e los 180 días siguientes a la fecha de presentación
• Toda modificación a la queja

Proceso de quejas formales

Un caso que no ha pasado por la fase informal será devuelto a la OA que dé el servicio. La parte agraviada puede todavía optar por ponerse en contacto con un asesor de EEO o utilizar el programa ADR ONEDOT. ONEDOT utilizará la mediación como su método ADR. Las quejas múltiples presentadas el mismo quejoso o quejosos diferentes, se combinan de acuerdo con 29 CFR 1614.606. Se puede pedir la audiencia ante un Juez administrativo de EEOC (AJ) para las quejas consolidadas en cualquier momento después de 180 días a partir de la fecha en que se presentó la queja original.

Desestimación de una queja

Antes de la solicitud de la audiencia, una agencia podría desestimar una queja completa, por cualquiera de los motivos siguientes:

• Porque el quejoso no estableció un reclamo o por hacer el mismo reclamo pendiente o que ya ha sido decidido porla agencia o EEOC
• Porque el quejoso no cumplió con los plazos
• Presentar una queja sobre un asunto que no se ha señalado a un asesor de EEO y que no es similar ni relacionado con los asuntos asesorados
• Presentar una queja que sea la base para añadir una acción civil o que haya sido la base de una acción civil ya decidida por un tribunal
• El quejoso ya ha decidido proceder con el asunto, ya sea a través del procedimiento de quejas negociadas o en una apelación a Junta de protección del sistema de mérito (Merit Systems Protection Board)
• Cuando el asunto sea discutible o se limite a alegar una propuesta para realizar una acción personal
• Cuando no pueda localizar al quejoso
• Cuando el quejoso no responda a la solicitud de una queja presentada anteriormente
• Cuando la queja alegue disconformidad con el procesamiento de una queja presentada anteriormente
• Cuando la queja sea parte de un patrón claro de mal uso de los procesos de EEO, para un fin distinto a la prevención y eliminación de la discriminación laboral (29 CFR 1614.107)

Obligación de la agencia, si el caso es desestimado

Si una agencia encuentra que algunas, pero no todas, las afirmaciones de una queja deben ser desestimadas por los motivos expuestos anteriormente, ésta deberá:

• Notificar al quejoso por escrito los motivos de esta decisión
• Identificar qué acusaciones no serán investigadas
• Agregar una copia aviso dado al expediente de investigación

La decisión de desestimar una queja estará disponible para revisión por un AJ de EEOC si se solicita la audiencia sobre el resto de la queja. Sin embargo, no se podrá apelar hasta que la agencia tome una medida final en cuanto al resto de la queja (29 CFR 1614.107).

Investigaciones

Si no se usa ONEDOT para resolver el caso durante ADR, el departamento llevará a cabo una investigación. Los especialistas de EEO, ubicados en Oficina departamental de derechos civiles, llevarán a cabo las investigaciones. Se utilizan investigadores contratados para reducir la carga máxima de trabajo o situaciones de retraso.

Plazos de Investigación

La agencia debe completar la investigación a más tardar lo primero que suceda de:

• 180 días después de la última modificación de la queja
• 360 días después de la presentación de la queja original

El proceso de apelación

La agencia demandada llevará a cabo las investigaciones. La agencia que realice la investigación hará un borrador de expediente de los hechos, imparcial y apropiado. A partir de este expediente se harán hallazgos sobre las afirmaciones de la parte agraviada. Un expediente apropiado de hechos está definido como aquél que permite a un investigador de hechos razonable extraer conclusiones sobre si efectivamente hubo discriminación (29 CFR 1614.107).

Ofertas de Resolución

Una agencia puede hacer una oferta de resolución a un quejoso, ya sea representada por un abogado o no, después de que las partes hayan recibido el aviso de que un juez administrativo ha sido designado para llevar a cabo la audiencia, pero no más tarde de 30 días antes de la audiencia.

Todas las ofertas de resolución debe ser por escrito e incluir un aviso que explique las posibles consecuencias de no aceptar la oferta. Si el quejoso no acepta la oferta a más tardar 30 días después de recibirla y la decisión final sobre la queja no es más favorable que la oferta, entonces el quejoso no recibirá el pago de la agencia para los honorarios del abogado o los gastos incurridos después del plazo de aceptación de 30 días (29 CFR 1614.109).

Investigación completa

Una vez que el departamento termine su investigación, éste emitirá un informe de investigación. Se deberá enviar al quejoso una copia del expediente y el aviso de la investigación, haciéndole saber que tiene 30 días (a partir de la recepción del expediente) para que:

• Solicite la audiencia y la decisión de un AJ de EEOC o
• Solicite una decisión final inmediata de la agencia
• 29 CFR 1614.108

Solicitar la decisión final de la agencia

Si el quejoso no solicita la audiencia ante un AJ de EEOC o una decisión inmediata del Departamento, se espera que DOCR emita su decisión en 60 días. La Oficina del asesor jurídico proporciona asesoramiento legal y apoyo a DOCR durante todo el proceso de queja formal, en representación del departamento, en las audiencias y la defensa de decisiones finales de la agencia y pedidos de apelación y reconsideración.

Presentación de pruebas

Antes de la audiencia, las partes podrán realizar la presentación de pruebas. El fin de la presentación de pruebas es permitir que cada parte obtenga información relevante para preparar su caso. Cada parte cubrirá inicialmente sus propios gastos de la presentación de pruebas. El AJ puede exigir a la agencia que cargue con los gastos para el quejoso obtenga declaraciones o cualquier otras pruebas porque la agencia no haya completado una investigación de manera oportuna o no haya investigado adecuadamente las acusaciones. Para obtener una descripción más detallada de los procedimientos la presentación de pruebas, lea la Directiva administrativa 110 de EEOC, Capítulo 6.

Plazos para solicitud de audiencia

El quejoso tiene 30 días a partir de la recepción del expediente de la investigación para solicitar la audiencia de un Juez administrativo de EEOC (AJ). Sed puede solicitar la audiencia para las quejas consolidadas, en cualquier momento después de 180 días a partir de la fecha en que se presentó la queja original.

Formato de solicitud de audiencia

El quejoso debe enviar su solicitud para la audiencia a la oficina de EEOC indicada en la carta de acuse de recibo de la agencia. La solicitud debe incluir una copia de la carta de acuse de recibo. Dentro de los 15 días siguientes al recibo de la solicitud de la audiencia, la agencia deberá proporcionar una copia del expediente de queja a la oficina de EEOC. EEOC entonces nombrará un AJ para llevar a cabo la audiencia (29 CFR 1614.108).

El proceso de la audiencia

Las agencias garantizarán la asistencia de todos los empleados aprobados como testigos por el AJ. Las audiencias son consideradas parte del proceso de investigación y están cerrados al público. El AJ lleva a cabo la audiencia y recibe información pertinente o documentos como pruebas. La audiencia es grabada y la agencia es responsable del pago de las transcripciones de la audiencia. Las reglas de las pruebas no se hacen cumplir estrictamente durante el proceso. Si el AJ decide que parte o la totalidad de los hechos no están en disputa, entonces el alcance de la audiencia puede ser limitada o se tomará una decisión sin audiencia.

Decisión de la audiencia

El AJ deberá llevar a cabo la audiencia y tomar una decisión sobre la queja, a más tardar 180 días después que la agencia reciba el expediente de queja. El AJ enviará a las partes copias del expediente de la audiencia, la transcripción y la decisión. Si una agencia no emite una orden final a más tardar 40 días después de recibir la decisión, la decisión del AJ se convertirá en la acción final de la agencia en el asunto (29 CFR 1614.100).

Medidas finales de la agencia si el AJ emite una decisión

Cuando un AJ haya emitido una decisión, la agencia tendrá 40 días a partir de la recepción del expediente de audiencia y la decisión del AJ para tomar medidas y emitir su orden final. La orden final debe hacer lo siguiente:

• Notificar al quejoso si acaso la agencia aplicará plenamente la decisión del AJ o no
• Notificar al quejoso de su derecho a apelar ante EEOC
• Notificar al quejoso de su derecho a presentar una acción civil

Si la orden final no implanta plenamente la decisión del AJ, la agencia deberá pedir al mismo tiempo una apelación ante EEOC y adjuntar una copia de la apelación a la orden final (29 CFR 1614.110).

Acción final de las agencias si el AJ no emite una decisión

Cuando el AJ no ha emitido una decisión final, la agencia deberá tomar medidas finales al emitir una decisión final. La decisión final de la agencia consistirá en los hallazgos de la agencia sobre los méritos de de cada asunto de la queja. Si la agencia no ha manejado ciertas acusaciones de la queja, por cualquiera de los motivos procesales definidos en 29 CFR 1614.107, la agencia deberá proporcionar los motivos de su decisión de no procesar las acusaciones. La decisión de la agencia debe ser emitida a más tardar 60 días después de haber recibido la notificación de que el quejoso ha solicitado una decisión final inmediata. La decisión de la agencia deberán contener el aviso del derecho del quejoso de apelar ante EEOC o para presentar una acción civil en un tribunal federal (29 CFR 1614.110).