Programas y Actividades en el Lugar de Trabajo que son Accesibles para las Personas con Discapacidades

El Departamento de Transporte de EE.UU. (DOT) está comprometido en garantizar que sus programas y actividades sean accesibles para todas las personas, incluyendo a las personas con discapacidades. A medida que trabajamos en dirección de garantizar la meta del DOT de ser un empleador modelo al garantizar que nuestras actividades, eventos y tecnologías de información electrónica (EIT) patrocinados cumplan con las normas de accesibilidad requeridas, también queremos aprovechar la oportunidad de recordar a los empleados del DOT acerca de sus responsabilidades de accesibilidad del programa. Es importante recordar que el DOT tiene tres oficinas que ayudan con instalaciones, tecnología de asistencia y problemas de igualdad de acceso. Estas oficinas se encuentran disponibles para ayudar al personal que labora para usted a través del proceso de adaptación. Sírvase distribuir este memorándum a todo el personal supervisor y de la alta administración. Además, tómese el tiempo para asesorar a sus empleados acerca de sus derechos y obligaciones en virtud de las leyes vigentes de discapacidad. Todo el mundo necesita estar informado acerca de estas importantes referencias, servicios y procedimientos que se mencionan en este memorándum, debido a que somos individualmente responsables de garantizar que las normas de accesibilidad se cumplan y que las actividades que el DOT patrocina cumplan con la ley.

Este memorándum contiene cuatro secciones, que son las siguientes:

• Sección 501 de la Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación] de 1973 y Adaptaciones Razonables
• Sección 504 de la Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación] de 1973 y Programas Accesibles
• Sección 508 de la Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación] de1973 y Accesibilidad a la Tecnología
• Informació de Contacto y Recursos para Asistencia

Gracias por todo el arduo trabajo que realiza. Sírvase informar a cualquiera de nosotros si tiene alguna pregunta con relación al siguiente material, o cualesquiera sugerencias sobre lo que podemos hacer para asegurar la igualdad de acceso a nuestro lugar de trabajo y a nuestros programas.

Sección 501 de la Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación] de 1973 y Adaptaciones Razonables

Bajo la Sección 501 de la Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación] de 1973, según enmienda (29 U.S.C. Sección 791), el DOT debe proporcionar adaptaciones razonables a las limitaciones físicas y mentales conocidas de solicitantes y empleados calificados que tengan discapacidades en el lugar de trabajo, a menos que pueda demostrar que una dificultad excesiva pudiera imponerse a la operación del programa de la agencia.

Los administradores y los supervisores tienen que comprometerse interactivamente con la persona que solicita una adaptación razonable como se establece en la Orden 1011.1 del DOT, “Procedures for Processing Reasonable Accommodation Requests from Employees and Applicants for Employment with Disabilities” [Procedimientos para el Procesamiento de Solicitudes de Adaptación Razonable de Empleados y Solicitantes para el Trabajo con Discapacidades] cuando procesen una solicitud para una adaptación razonable. A continuación se detallan algunos datos importantes que se deben recordar acerca de las solicitudes de adaptación razonable:

1. Una solicitud de adaptación razonable no tiene explícitamente que incluir la frase “adaptación razonable".
2. Ejemplo:Si debido a una condición médica una persona ha elevado una inquietud de accesibilidad, como un acceso en silla de ruedas a la oficina, esto es una solicitud de adaptación razonable válida.
3. Ejemplo:Si una persona ha solicitad un cambio o modificación en el ambiente de trabajo o procedimientos estándar para permitir que la persona disfrute de igualdad de oportunidades laborales, que incluye un beneficio laboral, esta solicitud es el primer paso en el proceso interactivo informal.
4. El proceso interactivo involucra al administrador y al empleado e identifica las adaptaciones razonables que son efectivas. Un administrador o supervisor puede hacerle preguntas relevantes a la persona que ayudarán a tomar una decisión informada.
5. No involucrarse en el proceso interactivo y/o no cumplir con los cronogramas requeridos de proporcionar una adaptación razonable podría sujetar al DOT a responsabilidad y podría resultar en una acción disciplinaria apropiada contra el administrador responsable.

Si un administrador o supervisor necesita guía con respecto a sus roles, obligaciones y responsabilidad, debería comunicarse con el Administrador del Programa de Discapacidad de la Administración Operativa (OA) o un representante de sus oficinas de recursos humanos, legal o de derechos civiles. Adicionalmente, los supervisores y administradores pueden también comunicarse con el Disability Resource Center [Centro de Recursos para Discapacidad] (DRC) para obtener asistencia técnica y respaldo en el proceso. El Manual de DRC también proporciona una guía.

Sección 504 de la Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación] de 1973 y Programas Accesibles

La Sección 504 de la Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación] de 1973, según enmienda, (29 U.S.C. Sección 794) requiere que el DOT garantice que de ninguna manera se excluya o discrimine a personas calificadas con discapacidades en virtud de cualquier programa o actividad que opere o financie el DOT únicamente por motivo de sus discapacidades. Los programas y las actividades operadas y financiadas por el DOT deben ser accesibles y deben poder utilizarse por personas calificadas con discapacidades, incluyendo cualquier ayuda, beneficio o servicio.

El DOT debe tomar pasos proactivos para garantizar que los eventos y los programas sean accesibles para las personas que tienen discapacidades. Estos pasos pueden incluir sin limitarse a lo siguiente:

• Colocar subtítulos a videos  (videos simultáneos basados en la Web y DVD);
• Patrocinar eventos en ubicaciones que estén cerca del transporte público y que sean accesibles para las personas que utilizan sillas de ruedas;
• Programación de intérpretes de lenguaje de signos cuando el Secretario o Subsecretario esté hablando a todos los empleados del DOT y a solicitud;
• Proporcionar folletos de la reunión en formatos alternos, y
• Asegurar que todos los anuncios de divulgación de correo de voz se distribuyan por medio de correo electrónico y otros medios escritos de comunicación.

Los programas y las actividades que opera el DOT podrían incluir, sin limitarse a:

• Los eventos que patrocina el DOT dentro y fuera de la propiedad del DOT, como reuniones patrocinadas por la administración;
• Prácticas de énfasis especial;
• Anuncios de informes o iniciativas importantes, y
• Programas de capacitación, conferencias, recepciones y funciones sociales oficiales, como lo son celebraciones de retiro, funerales de empleados y servicios conmemorativos y fiestas decembrinas. Esto incluye reuniones patrocinadas por las asociaciones de empleados del DOT establecidas y reconocidas en virtud el Manual de Personal Departamental, Capítulo 1000-4.

Cuando se anuncie un evento o reunión, se requiere a las oficinas del programa que incluyan un enunciado de accesibilidad explicando cómo las personas con discapacidades pueden solicitar un ajuste razonable o modificación al programa. °Se recomienda el siguiente enunciado como un idioma estándar a utilizar para todos los anuncios de eventos.

“El Departamento de Transporte de EE.UU. (o el nombre de la Administración Operativa u oficina) está comprometido en proporcionar igualdad de acceso a esta reunión (o evento) para todos los participantes. Si necesita formatos o servicios alternativos debido a una discapacidad, sírvase contactar a (nombre de la persona) al (número de teléfono) o por medio de correo electrónico (dirección de correo electrónico) con su solicitud al final de la jornada laboral (fecha límite)”.

DOT debe asegurarse que los empleados que son no videntes o tienen una baja visión tengan igualdad de acceso a la información publicada. La Intranet del DOT, DOTNet, proporciona un lugar de reunión accesible para la información publicada. Los planificadores y patrocinadores de los eventos deberían enviar los anuncios de eventos en un formato sólo de texto a dotnet_feedback@dot.gov, incluyendo la siguiente información:

• Nombre y descripción del evento;
• Fecha, hora y ubicación del evento;
• Contacto del evento, número telefónico y dirección de correo electrónico;
• Enunciado de accesibilidad

La información del evento se publicará en http://dotnet.dot.gov. Además, DOTNet publicará cualesquiera solicitudes que se envíen a posterdisplays@dot.gov a la Intranet también, siempre que se dé la misma información.

Aunque las personas con discapacidades son responsables de notificar a los planificadores de los eventos acerca de las adaptaciones requeridas, los coordinadores de los eventos no deberían esperar a recibir las solicitudes de intérpretes. En vez de eso, deberían solicitar los servicios de DRC por lo menos cinco días hábiles antes del evento. El DRC está autorizado a proporcionar intérpretes de lenguaje de signos para todos los eventos en que vaya a hablar el Secretario o Subsecretario. Adicionalmente, el DRC puede proporcionar intérpretes de lenguaje de signos para eventos patrocinados por el DOT que estén abiertos al público y a todos los empleados del DOT.

Si un empleado solicita una adaptación razonable que el DRC no puede proporcionar, el patrocinador del evento es responsable de proporcionar la adaptación. De otra manera, el evento debería posponerse hasta que la adaptación se haga disponible para garantizar igualdad de acceso para todos los participantes e invitados.

Sección 508 de la Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación] de 1973 y Accesibilidad a la Tecnología

La Sección508 de la Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación] de 1973, según enmienda (29 U.S.C. sección 794 (d)) requiere que el DOT garantice que la tecnología electrónica y de información (EIT) que compró, desarrollado, que da mantenimiento y utilizó el DOT cumple con las disposiciones de la Sección 508 a menos que se imponga una carga excesiva en la agencia. Las normas de la U.S. Access Board [Junta de Acceso de EE.UU.] corresponderán a lo siguiente:

• Aplicaciones de software y sistemas operativos;
• Información y sistemas de la intranet y la Internet basados en la Web;
• Productos de telecomunicación, video y productos de multimedia;
• Productos independientes/cerrados
• Computadoras de escritorio y portátiles, y
• Otra tecnología de información, incluyendo actividades de soporte.

Los lineamientos para la accesibilidad tecnológica se pueden encontrar en http://www.section508.gov.

El uso de fondos asignados para proporcionar gastos de accesibilidad es un uso apropiado de los fondos cuando se actúa bajo la autoridad de la Rehabilitation Act [Ley de Rehabilitación] de 1973 (29 U.S.C. Secciones 791, 794 y 794 (d)) y sus requerimientos reglamentarios. Cada Oficina Secretarial, Departamental y OA es responsable de hacer una provisión en su presupuesto para cubrir los servicios, la tecnología de asistencia o herramientas de productividad en el trabajo que no estén disponibles a través del DRC; acceso a los empleados y al público a los programas y las actividades que opera el DOT y EIT accesible. Los servicios pueden incluir CART, y las herramientas de tecnología de asistencia pueden incluir lectores de pantalla y software de reconocimiento del habla.

Contacte al Administrador del Programa de Discapacidad de su OA por si tiene preguntas para que la tecnología esté conforme a la Sección 508.También puede comunicarse con Jonni Burnham, el Coordinador de la Sección Departamental 508 al teléfono (202) 366-5426, o a jonni.burnham@dot.gov

Información de Contacto y Recursos para Asistencia

Centro de Recursos para Discapacidad

Servicios de Interpretación de las Oficinas Centrales de DRC

Administradores del Programa de Discapacidades de la OA

Publicidad de la DOTNet para Programas y Eventos

Los planificadores y patrocinadores de los eventos deberían enviar anuncios de los eventos en formato solo de texto a dotnet_feedback@dot.gov, incluyendo la siguiente información:

• Nombre y descripción del evento;
• Fecha, hora y ubicación del evento;
• Contacto del evento, número telefónico y dirección de correo electrónico;
• Enunciado de accesibilidad.

Jonni Burnham, DOT Sección 508 Coordinador

Para obtener información adicional, puede comunicarse con Caffin Gordon, Subdirector, División de Política y Control de Calidad, Oficina Departamental de Derechos Civiles al teléfono (202) 366-9367*, o a caffin.gordon@dot.gov.

cc:      Director, Oficina Departamental de Administración de Recursos Humanos

            Consejos Superiores de Administraciones Operativas, Oficinas de Derechos Civiles y

            Directores de Recursos Humanos

* If you are deaf, hard of hearing, or have a speech disability, please dial 7-1-1 to access telecommunications relay services.